Archive for oktober, 2011

OR-werk op koers

Steeds vaker ontdek ik dat ondernemingsraden weinig aandacht besteden aan de positie van het dagelijks bestuur (voorzitter & secretaris) en de rest van de OR. Ondernemingsraden vergaderen zonder dat er door het DB een (goede) voorbereiding aan vooraf is gegaan. Het leidt er toe dat vergaderingen verzanden in eindeloze discussies en herhalingen. Dit laatste leidt tot irritatie bij de deelnemers. Ze haken af en doen niet meer mee. Daarmee creëert de groep een potentieel probleem in de besluitvorming. Immers deze leden willen later wel steun uitspreken voor het resultaat van een discussie. Wanneer ze niet meer “actief” deelnemen aan de vergadering en later merken dat er een besluit wordt genomen, zullen ze gaan “muiten”. Hier ligt een belangrijke verantwoordelijkheid voor een dagelijks bestuur. Zij hebben de functie gekregen van voorzitter en secretaris en zullen daar ook actief invulling aan moeten geven. Dit betekent samen kijken naar dat wat de groep nodig heeft en waar de groep heen wil. Dit vereist een goede agendavoering, discussies tussen deze twee leden en duidelijkheid over de visie en doelstellingen van de OR (belangrijke variabele in het teamdoelmatigheidmodel). Wanneer dit allemaal ontbreekt, zullen OR-en minder effectief zijn en moeite hebben op Koers te blijven.

 

Afgelopen week

De afgelopen week veel cursussen gegeven. Op diverse plekken ontmoet ik OR-en die graag een zinvolle bijdrage willen leveren aan de organisatie. Ze komen met initiatieven over huisvesting, een eigen visie op de structuur van de organisatie of een gespreksnotitie over goed werkgever- en werknemerschap. De bestuurders van deze OR-en reageren allemaal verschillend. Waar de ene bestuurder welwillend ingaat op de structuurvoorstellen van de OR laten andere bestuurders zien hoe het niet moet: achterdocht of weinig toenadering tot de zorg van de OR. Dit is zo zonde! Gebruik die kennis van de OR en wees je er bewust van dat de OR een belangrijke partner kan zijn.

 

Komende week

De komende week spreek ik met een kwartiermaker van een nieuwe organisatie. Het daadwerkelijke beslag van de nieuwe organisatie hangt af van de snelheid waarmee de Eerste Kamer de wet goedgekeurd. Dit lijkt nog ongewis. De medewerkers worden moe van al deze onzekerheid. Eens kijken of de kwartiermaker daar zinvolle informatie over geven kan. Daarnaast twee eendaagse trainingen en een conferentie met de eigen directie en MT. Drukke week!

Verantwoordelijkheid: waar ligt deze?

Dit weekend staan de kranten, spreekwoordelijk, “bol” van de berichten over falend beleid bij het openbaar bestuur. In De Volkskrant een interview met mevrouw Albayrak van het Centraal Orgaan Asielzoekers (COA) over haar functioneren binnen deze organisatie en de ontstane commotie over haar, vermeende, zeer directieve manier van leidinggeven. In het interview stelt zij dat ze geslachtofferd wordt omdat er, wederom, een reorganisatie aanstaande is. Zij sluit niet uit dat er een verband is tussen dit gegeven en haar “non-actiefstelling”. In dezelfde krant wordt er gewag gemaakt van VVD-ers die er een “potje” van maken. Naast de in de Raad van Toezicht van het COA zittende Loek Hermans wordt er ook aandacht gevraagd voor Benk Korthals (KNVB), Verver (burgemeester van Schiedam) en Van Rey (wethouder te Roermond). Een rijtje illustere en minder illustere VVD-ers die in de bestuurlijke problemen zitten. In NRC-Handelsblad wordt aandacht gevraagd voor de TU Delft. Hier zijn ook vreemde situaties ontstaan. Ondermeer: mensen met veel bijbanen (onder werktijd uit te voeren) en inhuren van echtgenotes bij organisatieadvies. De TU Delft zit in zwaar weer. Waar ligt nu eigenlijk deze verantwoordelijkheid? De NRC concludeert in ieder geval dat het met de, zogeheten, governanceregels niet zo nauw genomen wordt.

Medezeggenschap: neem in ieder geval jouw verantwoordelijkheid

Het functioneren van besturen in het openbaar bestuur blijft altijd een lastig onderwerp. De politiek bepaalt immers en de overheid voert uit. Het COA is een ZBO en heeft dus een zelfstandige positie in het uitvoeren van zijn taak en daardoor is er een RvT-model. Ontegenzeggelijk is het natuurlijk dat de politieke wind in Nederland effect heeft op deze ZBO. Bij een TU is er weer een andere positie maar feit blijft dat publieke middelen gebruikt worden om een taak uit te voeren. De medezeggenschap heeft naast het bevorderen van de belangen van de organisatie en de medewerkers ook de taak om verantwoordelijkheid te nemen voor eventuele misstanden. De medezeggenschap, in de vorm van de ondernemingsraad, zal zijn eigenstandige mening moeten formuleren over het functioneren van het bestuur vanuit een visie op de organisatie. Wanneer de bestuurder of andere sleutelfiguren hun verantwoordelijkheid niet nemen dan dient een ondernemingsraad daar in ieder geval het gesprek over aan te gaan dan wel dat “openbaar te maken”. Dit laatste natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan echt het behoort wel bij de taak van de ondernemingsraad. Dit openbaar maken kan niet van de ene op de andere dag. Ondernemingsraden zullen, vanuit hun visie op de werkelijk, de voorliggende plannen en de inhoudelijke afwegingen intern, in hun advisering een focus moeten aanbrengen. Een focus die van belang is voor de voortbestaan van de organisatie en het ‘wenkende perspectief’ dat de medewerker nodig heeft om draagvlak te geven aan wat er in de organisatie gebeurt. Wanneer bestuurders daar weinig mee doen of helemaal niks en de feiten spreken op een zeker moment in het “voordeel” van de OR dan kan een ondernemingsraad niks anders doen dan de verantwoording afleggen voor zijn keuzes en standpunten. Vaak blijkt dat een OR die dat doet daarmee voeding geeft aan gevoelens en onderstromen in de organisatie. Deze gevoelens en onderstromen moeten op een zeker moment aan de oppervlakte komen anders slijten ze zich vast in patronen en systemen die er zeer moeilijk weer uit de ‘bikken’ zijn.

Afgelopen week

Trots waren wij natuurlijk op ons actualiteitencollege op 14 oktober. Het was zeer geslaagd en wat schertste onze verbazing? Michiel de Vries stond op woensdag 19 oktober in NRC Handelsblad met een verhaal over de rationalisatie van het openbaar bestuur. Het thema van ons college. Mooi dat we zo dicht op de actualiteit zaten. Verder veel aan het vergaderen geweest.

Komende week

De komende week woon ik een overlegvergadering bij van een OR die op gaat in een nieuwe ZBO. De (politieke) processen zijn weerbarstig en een OR-tje van drie heeft weinig kracht om een vuist te maken en daarmee een proces naar zijn hand te zetten. De OR doet in ieder geval wat hij kan en komende maandag ben ik bij een vergadering met de nieuwe bestuurder. Daarna vier dagen trainen. Een training met een onderdeel van het ministerie van BZK en een training aan een commissie die via de wet zijn werk verkreeg. Dit kabinet heeft weinig met het thema waar zij rapportages over maakt en dus is de verplichting uit de wet geschrapt. Wat betekent dit voor de organisatie en de medewerkers?

Informele versus formele macht

Veel ondernemingsraden bij de overheid, en waarschijnlijk ook in andere sectoren, worden geconfronteerd met grote uitdagingen. Taakstellingen met dubbel slot, organisatieverandering en kerntakendiscussies. Al deze thema’s kennen medezeggenschapsonderdelen. Dit laatste in formele zin conform de Wet op de Ondernemingsraden maar ook in informele zin doordat de achterban zich roert of de vakbonden “wat eisen van de OR”. De formele positie van de OR is geregeld in voorgenoemde wet. De informele macht van een OR zit in het besef dat er om de OR heen zoveel (machts-)processen lopen dat de OR niet op zichzelf staat. In mijn ervaring zijn OR-en zich daar zelden van bewust. Een OR kan zijn invloed niet alleen verkrijgen in de overleggen met de bestuurder. De meeste besluiten worden genomen buiten deze formele arena (vergadering). De vraag is of er überhaupt wel besluiten worden genomen in de overlegvergadering! Informele macht zit hem in: het goede voorbeeld geven, vanuit een eigen visie op de organisatie adviezen aan de bestuurder en organisatie geven, staan voor wat je belangrijk vindt, gesprekken met sleutelactoren in processen, het goed kunnen benoemen van wat er in de relatie gebeurt en wat er op de inhoud gebeurt. Ondernemingsraden die niet beseffen dat de voorgaande zaken belangrijk zijn (misschien wel belangrijker dan een officiële vergadering of een officieel advies) zullen in het “spel” geen invloed hebben en onderdeel zijn in plaats van ‘spelbepaler’.  Om dit te kunnen heb je, net zoals in mijn vorige blog, de juiste mensen op de juiste plek nodig. Wanneer OR-leden niet begrijpen dat op sommige momenten de OR een grote rol van betekenis speelt en zij handelen volgens individuele opvattingen en inzet zijn zij niet geschikt om binnen de OR een sleutelrol te hebben. Hiermee betoog ik niet dat deze mensen niet zien dat het werk van de OR ook om macht en belangen gaat maar dat je vaardigheden moet hebben om dat “spel” te spelen en tegen druk bestand moet zijn. Uiteraard ben ik de eerste die direct stelt dat macht en belangen en spelen vreemd klinken en wellicht ook wel een beetje “vies” (althans dat vinden OR-leden vaak als politicoloog heb ik daar een andere mening over) maar we zien in de praktijk dat de top van een organisatie zich nu eenmaal kenmerkt door dat type besluitvorming en de OR daarin een positie moet verwerven. Hij kan dit alleen door het spel mee te spelen en daarbinnen te veranderen. Langs de lijn staan biedt geen uitzicht op invloed.

Afgelopen week

De afgelopen week bij een medewerkersbijeenkomst van een ideële organisatie geweest. De bijeenkomst is het bewijs dat het beleid van dit kabinet nu de organisaties bereikt. Veel FTE-reductie en een andere manier van werken. De OR staat voor een grote uitdaging om binnen de plannen van de bestuurder bij te sturen. Dit gaat in ieder geval de komende weken geprobeerd worden. Daarnaast op de Performabeurs gestaan. Was erg leuk om te zien hoe OR-leden de stand opzochten voor ons competentieprofiel (FNV Formaat), de Verkiezingsmanager of adviesvragen. Je hoort op zo’n dag de meeste vreemde dingen. Bestuurders proberen een hoop om de OR te omzeilen. Ik vraag mij wel is af welke kosten dat met zich meebrengt. OR-en gaan immers in verzet (terecht) en daarmee verloopt de besluitvorming minder soepel. Het enige antwoord van een OR is het bovenstaande: leer het spel spelen. Gisteren een actualiteitencollege over ontwikkelingen in het openbaar bestuur. Onder leiding van professor dr. M. De Vries van de Radboud Universiteit hebben we met 35 medezeggenschappers van alle pluimage gekeken naar deze ontwikkelingen. Schokkend vond ik het te horen dat 50% van de medewerkers van gemeenten last heeft van persoonlijke conflicten op de werkvloer. Een agenda van verandering moet opgesteld worden.

Volgende week

Komende week een Eet en Greet met Steven Jellinghaus van advocatenkantoor De Voort (http://www.devoort.nl) over het aflopen van het Sociaal Flankerend Beleid per 1-1-2012. Het betekent dat OR-en op hun beurt geconfronteerd worden met vragen van de achterban en bestuurders. De OR moet reageren om juridisch in positie te blijven. In Garuda gaan we, onder het genot van een rijsttafel, de actualiteit bespreken. Verder een bespreking over het boekje ‘Samenwerkingverbanden bij de overheid’. Verder een gesprek met een gemeentesecretaris en een concert van Bob Dylan en Mark Knopfler te Ahoy!

Professionaliteit versus welwillendheid

In mijn vorige ‘echte’ blog sprak ik over de spanning tussen het democratisch principe van de selectie van ondernemingsraden versus professionaliteit. Is OR werk niet een professie die veel van je vraagt en waarvoor je ook kwaliteiten en competenties in huis moet hebben? Mijn inziens wel. Dit gebaseerd op verschillende waarnemingen. Ik wil daarbij ook nog wel onderscheid maken tussen sleutelfiguren binnen een OR en het “gewone OR-lid”. Op de sleutelposities is het verstandig om mensen te hebben zitten die weten wat een dergelijke positie vraagt: nederigheid, standvastigheid en mensenkennis. Nederigheid om af en toe je eigen positie ondergeschikt te maken aan het groepsproces. Hoe vaak zien we niet een voorzitter die “koste wat het kost” zijn eigen zin doordrijft of zogenaamd meer kennis van zaken heeft en dus weet wat de juiste oplossing of koers is? Standvastigheid: staan voor wat je belangrijk vindt. Niet capituleren bij de eerste de beste tegenslag bij de bestuurder. In het informele of agendaoverleg vasthouden aan wat de OR wil. De relatie bespreekbaar maken als de bestuurder op inhoud zijn zin wil doordrijven. Dit laatste is niet alleen belangrijk in het goed afstemmen van verwachtingen bij een overlegvergadering maar ook voor de onderlinge vertrouwensband in een OR. Nederigheid en standvastigheid zijn belangrijke eigenschappen. Er moet een match zijn tussen de OR-leden die daar over beschikken en de formele posities (voorzitter/secretaris). Vaak zien we dat dit niet het geval is en de informele leiders niet op de formele posities zitten. Dit levert onbedoeld een hoop irritatie op en heeft effect op alle processen (zichtbaar en onzichtbaar). Mensenkennis is belangrijk om te weten wie wat nodig heeft in een OR. Niet alle mensen hebben een strakke leiding nodig. Niet alle mensen hebben baat bij ruimte. Bedoelde of onbedoelde ruimte (met het laatste bedoel ik gebrek aan betrokkenheid en maar zien wie wat doet en daar vervolgens geïrriteerd over raken). Nee, van een voorzitter wordt gevraagd zich voldoende in te leven in zijn OR-leden. Alleen dan is een teamvorming mogelijk en is de OR in staat te groeien in de teampyramide.

Afgelopen week

De afgelopen week een simulatietraining gedaan. Dit is een training met een echt inhoudelijk probleem (bijvoorbeeld een overheidsorganisatie die van inspanning naar resultaatgericht werken moet). Een initiatief vanuit de bestuurder nodigt de OR uit er iets van te vinden en na 2 dagen ligt er een product maar zijn er ook procesmatige zaken besproken en aan de orde geweest. Het levert echte real life situaties op. Erg boeiend. Via inhoud naar proces en van proces naar inhoud. Het vergt veel van deelnemers en begeleider maar levert zoveel meer op dan een vergaderoefening over “ik ga op vakantie en neem mee” of een traditionele training met afzonderlijke blokken. Ook een advies afgemaakt van een ZBO die flink moet bezuinigingen. De OR heeft alle verwachtingen overtroffen en heeft een mooi en degelijk advies geschreven geheel in lijn met het stuk dat ze ontvangen hadden. Mooie adviezen richting het verbeteren van de voorstellen. Geen totaal ander plaatje maar het zwart-wit plaatje van de bestuurder kleur gegeven.

Volgende week

Volgende week sta ik op woensdag op de Performa-beurs in Utrecht (www.performa.nl). Er komen veel OR-en (700 aanmeldingen al). Ben benieuwd of er wat klanten komen. Het is een beurs voor HRM en dit jaar met medezeggenschap als speciaal thema. Erg leuk. Verder zelf weer een dag organisatiekunde en een ontwikkelingsorganisatie helpen met het opstellen van een advies. Door de nieuwe manier van gelden verdelen (door BuZa). Het aanpassen aan die werkelijkheid is dan het devies en van daaruit de organisatie versterken voor de toekomst.

Meeting

Vandaag is de nieuwe Meeting, het corporate magazine van FNV Formaat, de deur uit gegaan. In deze editie een klein stukje over mijn website. Voor al die bezoekers: welkom op mijn website! Hieronder een blog over medezeggenschapswerk: professie of “bijbaantje”? En verderop allerlei bijdragen over mijn werkzaamheden als adviseur en trainer van team Overheid. Volg ook mijn twitteraccount @oradviezen

Ondernemingsraadwerk: een hele kluif!

Op een blog over medezeggenschap werd gesteld dat ondernemingsraden een emancipatoir karakter hebben. Mensen kunnen zich ontwikkelen en vaardigheden aanleren in een omgeving die er toe doet. Dit is ook zo. De OR-leden worden verkozen middels verkiezingen (als het goed is) en daardoor kan iedereen gekozen worden tot dit ambt. Dit leidt tot ondernemingsraden waar discussies plaatsvinden die essentieel zijn voor de organisatie. Discussies in de OR staan immers garant voor de discussies die woeden in de organisatie. Zo is de OR dus ook een soort “stem van de organisatie en zijn dominante thema’s”. Dit is goed. Immers wanneer mensen betrokken worden bij het beleid van de organisatie neemt het draagvlak toe. In de praktijk zien we echter dat OR-en vaak worden gebruikt als een soort doorgeefluik van adviezen of instemmingsaanvragen. Ze geven groen licht en meer is het niet (of rood en dan ontstaat powerplay of de OR naar de rechter durft te gaan). OR-en worden dan niet gebruik waarvoor ze bedoeld zijn: meepraten en meedenken over de koers van de organisatie en dan vanuit het perspectief van de medewerker. Dit “oneigenlijk gebruik van de OR” komt niet altijd door de visie van de bestuurder op medezeggenschap maar ontstaat ook vanuit de ervaring van de bestuurder met de adviezen die de OR geeft: niet doordacht en weinig inhoudelijk.

Hiermee komt een dilemma aan bod want om mee te kunnen praten en mee te kunnen doen moet je als OR voldoende kwaliteiten hebben om daar ook invulling aan te geven. Het schrijven van een degelijk advies of het hebben van een visie op personeelsbeleid vergt veel van OR-leden. Het vereist dat men zich verdiept in de omgeving van de organisatie en van daaruit kijkt of de oplossingen, die gepresenteerd worden door de bestuurder, wel de oplossingen voor het probleem zijn (of dat er meerdere oplossingen voor hetzelfde probleem zijn). Om dit te kunnen moet een OR-lid niet alleen over een eigen visie op zijn organisatie beschikken maar ook voldoende inzicht hebben in de wereld om hem heen, de uitdagingen voor de medewerkers en de positie van de eigen organisatie in de omgeving. Dit gecombineerd met vaardigheden om de mening goed neer te kunnen zetten, hem te verpakken en ook verlies “durven” nemen als dat gepast is! Zien we niet regelmatig OR-bestuurder relaties vastlopen omdat een van beide partijen eigenlijk zijn verlies niet durft te nemen? Verlies nemen is overigens een goede eigenschap maar niet altijd natuurlijk! Het dilemma dat ontstaat: het emancipatoir karakter van het OR-lidmaatschap kan soms op gespannen voet staan met de roep om kwaliteit en professie in de OR. Dit dilemma kan alleen opgelost worden door enerzijds tijdens verkiezingen te stemmen op de juiste mix van mensen (en niet op persoonlijke voorkeur) of door van het OR-lidmaatschap een vak te maken. Nogmaals: ik ben voor het emanciperen van de werkvloer! Of ziet men nog andere oplossingen?

Dit thema zal de komende jaren voor veel OR-en een prominent thema worden. Wanneer we kijken naar de praktijk dan zien we, vooral bij de overheid, een ontwikkeling waarin de overheidsorganisaties zich meer en meer dienen aan te passen aan de markt. Veel gemeenten krijgen een regiefunctie maar ook diensten of ZBO’s van de Rijksoverheid. Dit brengt een hoop uitdagingen met zich mee: werkwijzen veranderen, culturen moeten anders, medewerkers moeten bewegen, bezuinigen, enzovoort, enzovoort. De samenhang zien in deze ontwikkelingen en daarbinnen adviezen geven, is een grote kluif die serieus ter hand genomen moet worden en niet kan volstaan met een klein bijtje in een organisatiewijziging en een likje aan het personeelsbeleid. Wil men die kluif echt grondig beet nemen dan is inhoud, vaardigheid, doorzettingsvermogen en de juiste mix van mensen nodig!